Resposta rápidapara organizar documentos para admissão em PDF, defina um padrão de recebimento (lista fixa e nomes de arquivo), converta fotos de documento em PDF A4, remova senhas dos PDFs enviados pelo candidato com autorização, junte tudo num dossiê na ordem da lista, reduza o peso e proteja o arquivo final com senha. Guarde só o necessário, com acesso restrito, como orienta a LGPD.
Toda admissão começa igual: o candidato aprovado recebe a lista de documentos e devolve o que tem à mão. Chega foto do RG tirada em cima da cama, PDF do comprovante de residência com senha do banco, print do título de eleitor e a certidão de nascimento do filho em três fotos separadas. Multiplique por dez contratações no mês.
O RH passa a tarde convertendo, renomeando e juntando arquivos. Este guia mostra como transformar documentos para admissão em PDF num dossiê padronizado, com menos retrabalho e mais cuidado com os dados pessoais.
Por que montar o dossiê admissional em PDF
Um arquivo por funcionário, na mesma ordem para todos, resolve problemas práticos:
- Conferência rápida: quem audita sabe onde está cada documento.
- Envio ao escritório de contabilidade: um anexo por pessoa, em vez de 15 arquivos soltos.
- Arquivo digital: o PDF é um formato estável, que abre igual em qualquer computador daqui a anos.
- Controle de acesso: é mais fácil proteger um arquivo do que dezenas de fotos espalhadas.
A lista de documentos e a ordem do dossiê
A lista exata varia por empresa e cargo. Use a tabela como base e valide com o contador ou o jurídico. O importante é fixar uma ordem e repeti-la em todas as admissões.
| Ordem | Documento | Como costuma chegar | Tratamento |
|---|---|---|---|
| 01 | Identidade com foto (frente e verso) | Foto do celular | Converter em PDF A4 |
| 02 | CPF (ou documento que o contenha) | Foto ou PDF | Converter, se for foto |
| 03 | Carteira de Trabalho Digital | Print ou PDF exportado do app | Converter, se for print |
| 04 | Comprovante de residência | PDF do banco, às vezes com senha | Remover senha com autorização |
| 05 | Título de eleitor | PDF ou print do e-Título | Converter, se for print |
| 06 | Comprovante de escolaridade | Foto ou PDF digitalizado | Converter e reduzir peso |
| 07 | Documentos de dependentes | Várias fotos | Converter em um PDF só |
| 08 | Dados bancários | Print do app | Converter |
O exame admissional (ASO) e os documentos assinados na contratação entram no fim, na ordem que a empresa definir.
Padrão de nome que funciona
Peça, ou renomeie ao receber, no formato 01-identidade.jpg, 02-cpf.pdf, 04-comprovante-residencia.pdf. O número na frente garante a ordem na junção. Esse passo é manual: renomear arquivos não é uma automação disponível na Pasta Mágica.
Os quatro problemas que travam o RH
Foto de documento
Foto não é PDF. Precisa virar uma página A4, com margem, para imprimir e arquivar direito. O guia de como transformar foto em PDF mostra como enquadrar e escolher a qualidade.
PDF com senha
Extratos e contas costumam vir protegidos com a senha do banco, em geral parte do CPF. Ferramentas de junção recusam PDF protegido. Peça a senha ao candidato e remova a proteção só desse documento, que ele mesmo enviou para esse fim. Veja como tirar senha de PDF quando você sabe a senha.
Peso do arquivo
Foto de celular em alta resolução, convertida em PDF, gera dossiês pesados demais para o e-mail. Segundo a central de ajuda do Gmail, anexos acima de 25 MB vão como link do Drive. Para enviar por e-mail ao escritório contábil, comprima as imagens embutidas, como mostra o guia de comprimir PDF para e-mail.
Arquivos soltos em vários canais
Parte chega por e-mail, parte por WhatsApp, parte num pendrive. Defina um canal oficial e não comece o dossiê antes de ter a lista completa.
Pasta Mágica
Transforme as fotos de documento em PDF de uma vez
Solte as fotos, escolha A4 e margem e receba um PDF com uma foto por página, na ordem do nome do arquivo.
Passo a passo para montar o dossiê do funcionário
- Envie a lista ao candidato com o padrão de nome e o canal oficial de envio.
- Confira se tudo chegou antes de começar. Documento faltando é cobrado agora, não depois.
- Renomeie com o número da ordem (
01-,02-…). - Converta as fotos em PDF A4, com margem.
- Remova a senha dos PDFs do candidato que vierem protegidos, com a senha que ele informar.
- Junte tudo num PDF só, ordenando pelo nome. O guia de como juntar PDF traz os detalhes.
- Comprima o dossiê se ele passar do limite do e-mail ou do sistema de destino.
- Proteja com senha antes de enviar ou arquivar fora de um sistema com controle de acesso.
- Apague as cópias soltas em e-mail, WhatsApp e downloads.
Antes e depois numa empresa com 10 admissões por mês
Antes: a analista de RH abria cada foto, colava num documento de texto, exportava em PDF e juntava os arquivos num editor de PDF. Cerca de 25 minutos por funcionário, mais de 4 horas por mês só nisso.
Depois: os arquivos de cada pessoa passam por um fluxo fixo de conversão, junção, compressão e senha. O tempo de trabalho ficou concentrado em conferir a lista e a qualidade das fotos, que é a parte que exige atenção humana.
Mensagem-modelo para o candidato
Boa parte do retrabalho some quando o pedido é claro. Uma mensagem curta, enviada junto com a carta de aprovação, resolve: liste os documentos numerados, peça fotos com o documento inteiro aparecendo, sem reflexo e sobre fundo liso, indique o canal oficial de envio e avise que PDFs com senha precisam vir acompanhados da senha. Diga também o prazo. Candidato que sabe exatamente o que mandar manda certo na primeira vez.
LGPD: cuidados com os dados do funcionário
Documentos de admissão concentram dados pessoais, e alguns são sensíveis, como informações de saúde do exame admissional. A Lei Geral de Proteção de Dados pede, entre outros princípios, que a empresa trate apenas os dados necessários para a finalidade e adote medidas de segurança adequadas.
Na rotina do RH, isso se traduz em:
- pedir só os documentos que a função e as obrigações legais exigem;
- usar um canal de recebimento com acesso restrito;
- não deixar cópias em celulares pessoais e conversas;
- proteger o arquivo final e limitar quem tem a senha;
- definir, com o jurídico, por quanto tempo cada documento é guardado.
A ANPD publica guias orientativos sobre tratamento de dados. O guia de LGPD para arquivos e documentos resume o que muda na rotina. Este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica.
Perguntas frequentes
Em geral, documento de identidade com foto, CPF, Carteira de Trabalho Digital, comprovante de residência, título de eleitor, certificado de reservista quando aplicável, comprovante de escolaridade, dados bancários e documentos de dependentes. A lista exata depende da empresa e do cargo; confirme com o contador ou o jurídico.
É comum, mas não é o canal mais seguro: os arquivos ficam espalhados em celulares e conversas. Prefira um canal oficial da empresa, com acesso restrito, e apague as cópias soltas depois de montar o dossiê.
Converta a foto (frente e verso) em PDF com papel A4 e margem. Uma ferramenta de conversão em lote transforma várias fotos de uma vez, uma por página, na ordem do nome do arquivo.
A LGPD exige medidas de segurança adequadas para proteger dados pessoais, mas não determina senha em PDF especificamente. Senha é uma camada útil quando o arquivo circula por e-mail ou fica fora de um sistema com controle de acesso.
Os prazos variam conforme o tipo de documento e a obrigação trabalhista ou previdenciária envolvida. Esse é um ponto para confirmar com o contador ou o advogado trabalhista da empresa.
Como automatizar isso com a Pasta Mágica
Na Pasta Mágica, o dossiê vira um fluxo salvo, com bibliotecas de PDF tradicionais e sem IA lendo os documentos. A Pasta Mágica não faz OCR nem renomeia arquivos; esses passos continuam com você.
- Crie sua conta em pastamagica.com.br/cadastrar e teste com os documentos de uma admissão.
- Converta as fotos com Converter fotos em PDF, escolhendo A4, margem e ordem pelo nome. Para PDFs protegidos do candidato, use Remover senha de PDF com a senha informada.
- Monte o fluxo do dossiê: Mesclar PDFs ordenando pelo nome, Comprimir PDF com perfil equilibrado e Proteger PDF com senha, com restrições de cópia e edição.
- Solte os arquivos. Cada um é conferido pelo conteúdo, não pela extensão: uma imagem renomeada para .pdf é identificada.
- Baixe o dossiê pronto e acompanhe arquivo por arquivo o que foi processado.
Cada automação mostra o custo em créditos antes de rodar, e se uma etapa falhar a reserva volta sozinha. Os limites de cada plano estão na tabela de preços.
Pasta Mágica
Monte o dossiê de cada admissão num fluxo só
Fotos em PDF, junção na ordem certa, compressão e senha em sequência. Configure uma vez e use a cada contratação.
